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Gutschrift

Eine Gutschrift wird wie ein normaler Auftrag erfasst. Lediglich die Mengen werden negativ eingegeben. Die Einzelpreise werden wie bei Rechnungen positiv eingegeben, also so, wie sie aus dem Artikelstamm kommen. Der Zeilengesamtpreis wird dadurch automatisch negativ, so dass auch der Gesamtbetrag negativ wird.

Lediglich beim Ausdruck wandelt EULANDA® den Endbetrag in einen positiven Betrag um, indem die Mengen und die Einzelpreise mit -1 multipliziert werden. Damit der Ausdruck auch „mathematisch“ stimmt, wird das Wort „Rechnung“ gegen das Wort „Gutschrift“ ausgetauscht.

Alternativ können Sie den Auftrag ganz normal erfassen und im Aktionen Menü auf "alle Mengen umdrehen" gehen. Dann wird allen Positionssummen ein Minuszeichen vorangestellt und auf dem Ausdruckt erschein "Gutschrift" statt "Rechnung".

Mengen umdrehen

Auftragsformular mit negativen Vorzeichen

Im Aktionen-Menü wandeln Sie diesen Auftrag in eine Rechnung um. EULANDA tauscht automatisch die Bezeichnung "Rechnung" durch "Gutschrift aus.

Umgewandelter Auftrag

Hinweis für Fortgeschrittene

Gutschriften werden in den Tabellen physikalisch so gespeichert, wie sie eingegeben wurden. Also mit negativer Menge und positiven Einzelpreisen. Hierdurch ergibt sich ein negativer Zeilenpreis und ein negativer Gesamtpreis.

Da beim Ausdruck über die Drucksichten (Views) PRINT_Rechnung und PRINT_RechnungPos die Werte ins Plus umgerechnet werden, dürfen diese Druck-Sichten nie für Statistiken benutzt werden, denn Rechnungen und Gutschriften haben über diese Spezial-Sichten immer einen positiven Endbetrag.

Benutzen Sie in eigenen Statistiken die Sichten MASTER_Rechnung, PIVOT_Rechnung oder direkt die echten Tabellen mit den Namen Rechnung oder RechnungPos.

Anwendungsbeispiel

Es wurde eine fehlerhafte Rechnung erstellt und bereits an den Kunden rausgeschickt. Nun müssen Sie eine Gutschrift über den Betrag erstellen und eine neue Rechnung erstellen.

Hier die Vorgehensweise:

  1. fehlerhaften Auftrag kopieren und an selben Kunden ausstellen
  2. Mengen invertieren
  3. Umwandeln
  4. Gutschriftstyp ändern

Im ersten Schritt gehen Sie von der Rechnung in den dazugehörigen Auftrag (STRG+G oder über das "Gehe-zu-Männchen"). Anschließend kopieren Sie den Auftrag mit der Tastenkombination STRG+Q (oder im Menü Aktionen auf "Diesen Auftrag kopieren") und wählen denselben Kunden im Match aus. Falls Sie eine abweichende Lieferanschrift hinterlegt hatten, müssen Sie diese erneut auswählen. Alle Positionen werden 1:1 in den neuen Auftrag übernommen.

Auftrag kopieren

Da eine Gutschrift erstellt werden soll, muss am Ende ein negativer Betrag stehen. Dies erreichen Sie über den Menüpunkt "Mengen umdrehen" im Aktionen-Menü. Es werden automatisch alle Mengen mit einem negativen Vorzeichen erstellt, sodass der Ertrag ebenfalls negativ ist.

Mengen umdrehen

Bevor Sie den Auftrag in eine Rechnung umwandeln passen Sie bei Bedarf die Zahlungsbedingung an. Wählen Sie entweder "Der Gutschriftsbetrag wird mit Rechnung XY ausgeglichen" oder "Der Gutschriftsbetrag wird auf Ihr Konto überwiesen" aus.

Zahlungsbedingung

Im nächsten Schritt wandeln Sie den Auftrag in eine Rechnung um. Gehen Sie im Menü Aktionen auf den Punkt "Auftrag komplett in Rechnung umwandeln". Wenn Sie nun die Rechnung ausdrucken oder in die Druckvorschau gehen. Wurde die Bezeichnung "Rechnung" mit "Gutschrift" ausgetauscht.

Bei Bedarf können Sie den Gutschriftstyp ändern. Es stehen folgende Typen zur Auswahl:

  • Gutschrift
  • Korrektur-Rechnung
  • Storno-Rechnung

Gutschriftstyp ändern

Durch die entsprechende Auswahl, wird die Bezeichnung der Gutschrift entsprechend abgeändert.

Vorschau der Gutschrift