Dokumentation
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Abschlagsrechnung (Warenwirtschaft)

Allgemeines

Über die Option "Abschlagsverwaltung" lassen sich in EULANDA größere Bauvorhaben in Form eines Projektes mit bis zu fünf (*) pauschalen Abschlagsrechnungen verwalten. Bei Abschluss des Bauvorhabens wird eine Schlussrechnung mit einem für das Bauwesen typischen Druckbild erzeugt.

Grundlage der Abschlagsverwaltung ist das sogenannte Projekt. Ein Projekt ist eine spezielle Form des Angebotes.

Ausgehend von diesem Projektangebot werden Abschlagsaufträge und Schlussrechnungsaufträge erzeugt. Diese können dann noch bearbeitet und ergänzt werden. Über STRG+R werden diese dann in die entsprechenden Abschlagsrechnungen bzw. Schlussrechnungen umgewandelt.

Anlegen des Projektes

Zuerst wird ein Angebotskopf angelegt.

Angebot anlegen

In diesem Angebot werden die relevanten Kopfdaten erfasst, wie z. B. die Bezeichnung des Bauvorhabens im Feld "Objekt". Es müssen nicht zwingend Positionen angelegt werden. Bei Bedarf kann dies jedoch geschehen.

Nach Anlage des Angebotskopfes wird das Angebot als "Projekt" freigeschaltet. Dies geschieht über das Menü "Projekt" und den Punkt "Als Projekt freischalten".

Als Projekt freischalten

Anlage eines pauschalen Abschlags

Wählen Sie im Menü "Projekt" den Punkt "Abschlagszahlung erzeugen" aus.

Abschlagsrechnungen erzeugen

EULANDA legt nun einen sog. Abschlags-Auftrag an und zeigt diesen auch an.

Wechseln Sie nun zu den Positionen und legen eine neue Position mit dem Artikel "ABSCHLAG" an. Dieser Artikel wurde automatisch mit der Abschlagsverwaltung mit installiert.

Abschläge anlegen

Tragen Sie als VK den gewünschten Abschlagsbetrag ein und passen Sie bei Bedarf den Langtext an.

Sie können den Auftrag nun in eine Rechnung umwandeln (STRG+R) und ausdrucken.

Der Ausdruck kann über das normale Rechnungsformular erfolgen - im Gegensatz zur Schlussrechnung (siehe unten).

Vorschau der Abschlagsrechnung

Weitere Abschlagsrechnungen legen Sie analog an.

Anlage der Schlussrechnung

Rufen Sie wieder das Projekt-Angebot auf. Wählen Sie nun den Menüpunkt "Schlussrechnung erzeugen (leer)" bzw. "Schlussrechnung erzeugen (mit Positionen)" aus. Bei letzterem werden alle Positionen aus dem Projektangebot - sofern vorhanden - mit in den Auftrag übernommen.

Schlussrechnung erstellen

Es wird nun ein entsprechender Auftrag angelegt und auch gleich aufgerufen. Hierbei werden in den Positionen 900 ff. die bereits geleisteten Abschläge aufgeführt. Diese Spezialpositionen dürfen nicht gelöscht werden und außer dem Text dürfen diese auch nicht geändert werden.

Ansonsten können nun nach Belieben Positionen angelegt oder ergänzt werden.

Zum Schluss wird der Auftrag - wie üblich - in eine Rechnung gewandelt.

Wichtig: Zum Ausdruck der Schlussrechnung muss das Formular "Schlussrechnung" verwendet werden. Andernfalls werden die bereits geleisteten Abschläge nicht korrekt ausgegeben.

Vorschau: Schlussrechnung

Die Schlussrechnung gliedert sich in den eigentlichen Projektteil. Dies sind die Positionen, die im Schlussrechnungs-Auftrag erfasst wurden und eine Positionsnummern kleiner 900 haben.

EULANDA bildet hiervon eine Projektsumme und weist den Netto, Brutto und MwSt.-Betrag aus.

Als nächstes werden die einzelnen Abschlagsrechnungen mit den jew. exakten ursprünglichen MwSt. Beträgen aufgeführt und aufsummiert. Hinweis:  es werden immer die kompletten ursprünglichen Abschlagsrechnungen abgezogen. Falls diese nicht komplett beglichen wurden o.ä. müssen Sie eventuelle Korrekturen von Hand im Schlussrechnungsauftrag vornehmen.

Optional können im Abschlagsauftrag noch steuerfreie Abzüge angelegt werden. Verwenden Sie hierzu die beiden vor-installierten Artikel "ABZUG UMLAGEN" und "ABZUG VERSICHERUNG" bzw. kopieren Sie einen dieser beiden Artikel für weitere Abzugs-Arten. Abzüge werden von EULANDA beim Speichern automatisch auf die Positionen 920 und fortfolgend gelegt.

Als Menge sollten die Abzüge mit "-1" ( minus Eins) und positivem VK angelegt werden.

Übersicht über offene Projekte

Auf der EULANDA-Startseite werden alle aktiven Projekte aufgeführt. Über einen Mausklick auf die Projektnummer (=Angebotsnummer) gelangt man zum entsprechenden Projekt. Vom Projekt aus kann über die Gehezu-Funktion (oder über STRG+G) zu allen verbundenen Abschlags- und Schlussrechnungen gesprungen werden.

Projekt-Übersicht

Abschließen eines Projektes

Wenn das Projekt beendet ist, können Sie dies über das Menü "Projekt" und den Punkt "Projekt abschließen" dem Programm mitteilen. Abgeschlossene Projekte werden dann auf der Startseite nicht mehr aufgeführt.

Änderungs-Historie

  • 31.08.18 - zusätzliche Prüfung beim Erzeugen von Abschlägen, ob das Projekt bereits abgeschlossen ist / die verbesserte Hilfe ist nun im Angebotsmodul über das Menü "Hilfe" erreichbar

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(*) Falls mehr als fünf Abschläge benötigt werden, so kann dies vom EULANDA-Support auf zehn Abschläge erweitert werden.