Dokumentation
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Datanorm Import und Export

Über das Datanorm-Modul können Sie Artikel im Datanorm-Format 5.0, 4.0 und 3.0 einlesen und ausgeben. Den Programmpunkt erreichen Sie über die Schnellstartleiste und dort über den Punkt „Zubehör“.

Grundlagen

Allgemeines

Die Datanorm ist eine Standardisierung des Datenträgeraustausches zwischen dem Fachgroßhandel und dem Gewerbebetrieb.

Ursprünglich für das Installationshandwerk Heizung, Sanitär und Klima entwickelt, wurden in den letzten Jahren große Anstrengungen unternommen, diese Norm auch für andere Bereiche zu erschließen. Mittlerweile gibt es den Datanorm-Datenträgeraustausch auch in den Bereichen KFZ bis hin zu EDV-Großhändlern, wie zum Beispiel Maxdata.

Der Großhandel unterstützt diese Bemühung im Rahmen seiner Möglichkeiten. Wesentliche Voraussetzungen für die dialoggestützte Betriebsorganisation ist die Bereitstellung und Pflege einer Artikelstammdatei, die maßgeschneidert auf die Bedürfnisse des einzelnen Gewerbebetriebs zugeschnitten ist und aktuelle Verkaufs- und Einkaufspreise umfasst. Diese aufwendige Artikelpflege kann der einzelne Gewerbebetrieb mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand nicht leisten. Daher bieten der Fachgroßhandel und darüber hinaus verschiedene Hersteller im Rahmen ihres Dienstleistungsangebotes diese Artikelpflege im Datenträgeraustausch an. Dabei muss sichergestellt sein, dass alle Großhändler den Artikelpflegedienst im gleichen Datenformat abwickeln, damit der Gewerbebetrieb mit allen Großhändlern seiner Wahl zusammenarbeiten kann.

Daraus ergab sich die Notwendigkeit, einen verbindlichen Standard für das Datenformat des Artikelpflegedienstes festzulegen, die Datanorm.

Die Übertragung aller Daten erfolgt mit drei verschiedenen Dateien mit unterschiedlichen, jeweils dem Verwendungszweck angepassten Datei-Namen. Jede Datei muss separat auf einem Datenträger oder in einem Ordner der CD ausgegeben werden.

Übersteigt das Datenvolumen einer Datei die Kapazität des Mediums, werden weitere Medien mit gleichem Namen ausgegeben.

Datanorm Versionen

EULANDA® unterstützt direkt das Datanorm-Format 5.0. Die älteren Formate 3.0 und 4.0 werden über eine Emulation intern auf das Format 5.0 „hochkonvertiert“. Feldelemente und Mechanismen, die in Datanorm5.0 nicht existieren, werden hierbei weggelassen.

Dateinamen

Datanorm-Dateien haben die folgenden Dateinamen:

  • Dateien mit dem Namen Datanorm.xxx zur Übertragung von Artikelsätzen zur Neuanlage oder Änderung. Die Datei-Erweiterung xxx steht hier für eine Zahl von 001 bis 999.
  • Dateien mit dem Namen Datanorm.RAB zur Übertragung von Rabattgruppen mit den entsprechenden Rabatten.
  • Dateien mit dem Namen Datanorm.WRG zur Übertragung von Warengruppen.
  • Dateien mit dem Namen Datpreis.xxx zur Übertragung von Preisänderungen. Die Datei-Erweiterung xxx steht hier für eine Zahl von 001 bis 999.
  • Dateien mit dem Namen Datasets.xxx zur Übertragung von Leistungssätzen bzw. Stücklisten. Die Datei-Erweiterung  xxx steht hier für eine Zahl von 001 bis 999.

Datanorm.001 bis Datanorm.999

Dateien mit dem Namen Datanorm.xxx dienen in der Regel zur Neuanlage von Datenbeständen. Dabei können Datenbestände mit Artikelnummern, Texten, Mengeneinheiten, Rabattgruppen, Warenhauptgruppen sowie Matchcode, Alternativ-Artikel-Nr., Katalogseite, Kupferkennzahlen und Gewicht sowie EAN-Nummern (Euro-Artikel-Nummern) zum Anwender überspielt werden. Die Datenstruktur der Datanorm ist so aufgebaut, dass mit Artikeln mit Mindestbeschreibung genauso gearbeitet werden kann, wie mit komfortablen Texten (Langtexten).

Alle vorstehenden übertragenen Felder können über die Datei mit Namen „Datanorm“ auch wieder geändert oder gelöscht werden. Da in der Datei der gleiche Satzaufbau für Neuanlage oder Änderungen, nur unterschieden durch Verarbeitungsmerker, verwendet wird, ist es möglich, Neuanlagen, Änderungen und andere Verarbeitungsarten miteinander zu mischen.

Datanorm.RAB

Aus organisatorischen Gründen werden Rabatte in einer getrennten Datei gespeichert. Diese Disketten werden in der Regel vom Datenersteller (Großhandel/Hersteller) gesondert gekennzeichnet und meist mit dem Anwendernamen versehen.

Datanorm.WRG

Aus organisatorischen Gründen werden Hauptwarengruppen in einer getrennten Datei gespeichert. Diese Disketten werden in der Regel vom Datenersteller (Großhandel/Hersteller) gesondert gekennzeichnet und meist mit dem Anwendernamen versehen.

Datpreis.001 bis Datpreis.999

Verschiedene Datenersteller bieten neben dem Datenträgeraustausch in vorstehender Form eine andere Form der Preisfindung an. Dabei erfolgt die Preisfindung nicht über Rabattgruppen und entsprechende Rabatte, sondern es kommen unterschiedliche Verfahren zur Anwendung. Bei der allgemeinen Preispflege kann jeder Artikel mit bis zu 3 verschiedenen Rabatten oder – abhängig vom Kennzeichen – als Nettopreis ausgegeben werden. Innerhalb einer Datei können für Artikel sowohl Brutto-Preise mit Rabatt, als auch Netto-Preise übertragen werden.

Sind für die gleichen Artikel sowohl Brutto- als auch Netto-Preise zu übertragen, kann dies durch getrennte Medien, ein Medium mit Brutto-Preisen und ein Medium mit Netto-Preisen, erfolgen. Bei der Übertragung innerhalb einer Datei muss zuerst der Brutto-Preis und darauf folgend der Netto-Preis abgestellt werden. Eine Besonderheit stellt die kundenspezifische Preispflege mit Pendeldisketten dar. Diese Form der Preispflege wird nur von wenigen Grossisten benutzt, beispielsweise von der Cordes & Gräfe Gruppe. Hierbei muss vom Anwender nach der Neuanlage der Artikel eine Pendeldiskette erzeugt werden. Alle Artikel, für die vom Großhändler Preise benötigt werden, werden in einer Datei abgespeichert und die Datei auf der Pendel-Diskette zum Großhändler gesandt. Vom Großhändler wird diese Datei gelesen, mit den neuesten Preisen und Rabatten ergänzt und an den Anwender zurückgeschickt. Beide Datenträgeraustausch-Arten werden in einer Datei mit dem Namen Datpreis.xxx abgewickelt. Der Anwender muss in jedem Fall seine Kundennummer auf der Pendeldiskette mit abspeichern.

Datasets.001 bis Datasets.999

Mit dieser Datei werden Leistungen (Sets) übermittelt. Hier besteht eine vielschichtige Anwendungsmöglichkeit für Stücklisten und ähnliches.

Datanorm Import

Importieren

Das Datanorm-Modul wird über die Schnellstartleiste und den Punkt „Zubehör“ aufgerufen.

Einlesen von Datanorm Daten

Hinweis: Alle Daten, die über Datanorm eingelesen werden, müssen in der Währung EUR sein. Die eingelesenen Werte werden also 1:1 ohne Umrechnung in den Artikelstamm aufgenommen.

Alle angelegten Lieferanten (=Kreditoren) stehen im Datanorm-Modul zur Auswahl. Wählen Sie den Datenlieferanten aus. Sollten Sie noch keinen Lieferanten im Adress-Stamm definiert haben, so können Sie den Lieferanten in der Adress-Verwaltung anlegen und im Aktionenmenü als Lieferant freischalten.

Hinweis: Sollten Sie zuvor mit dem DOS-.Programm EURO gearbeitet und die Artikel aus der EURO in EULANDA® konvertiert haben, so gelten von dort importierte Artikel stets als „Eigene Artikel“. Werden Artikel über Datanorm eingelesen, so werden diese bei identischer Artikelnummer deswegen trotzdem neu hinzugefügt, indem die Artikelnummer durch eine Ziffer eindeutig erweitert wird; aus „4711“ wird dann „4711 (2)“. Will man dies nicht gibt es im Anwender-Forum ein Script, dass diese (2)-Artikel mit den normalen Artikeln zusammenführt.

Über das Feld „CU“ kann der aktuelle Kupfer-DEL-Wert eingetragen werden. Der Wert wird in der Stammwährung, also in der Regel in EUR pro Kg Kupfer eingegeben. Zum 06. April 2018 war dieser Wert beispielsweise 5,55 EUR. Auf der Internetseite von Westmetall kann der Tageswert als DEL.Notiz in EURO pro 100 Kg unter der URL http://www.westmetall.com/TAEGL.HTM abgelesen werden. Wird als CU-Wert ein „0,0“ eingegeben, so werden beim Import keine Kupferzuschläge ermittelt.

Der errechnete Kupferaufschlag wird nur dann auf den EK und VK aufgerechnet, wenn dieser größer ist, als der im Datanormsatz bereits eingerechnete Kupferwert. Entsprechend geht bei Holpreisen das komplette Kupfergewicht in die Berechnung  ein.

Die Option „Merkmal beim Import setzen“ legt im Merkmalbaum der Artikelverwaltung für den Lieferanten ein Merkmal an und setzt zu allen Lieferantenartikeln die Kennung. Bei großen Anzahlen (>200.000) von Artikeln sollte diese Funktion nicht verwendet werden, da hierzu sehr viel Arbeitsspeicher benötigt wird.

Über die Option „Bilder“ verarbeiten, kann bestimmt werden, ob eventuell vorhandene Bilder beim Datanorm-Import ebenfalls eingelesen werden sollen.
Ist der Arbeitsspeicher zu klein, so benötigt der Importvorgang das Mehrfache der eigentlich notwendigen Zeit.

Hinweis: Wurden viele Daten importiert, so wächst die Protokolldatei sehr schnell an. Sie sollten in dem Fall das Programm neu starten und über das Startmenü die Funktion „Datenbank schrumpfen“ anwählen.

Im linken Abschnitt „Fortschritt“ wird ein Zeitpunkt der Fertigstellung, der rein geschätzt ist, angegeben. Bei vielen Artikeln werden die Importzeiten gegen Ende des Einlesevorgangs deutlich länger dauern als am Anfang, speziell dann, wenn der Arbeitsspeicher zu klein gewählt wurde. Werden hier 500.000 oder mehr Artikel eingelesen, so sollte der Arbeitsspeicher auf dem SQL-Server auf 1GB und mehr ausgebaut sein. Durch die SQL-Technik  wird auf Daten nicht nur über einige wenige Suchbegriffe zugegriffen, sondern über jedes beliebige Feld. Aus diesem Grund ist Arbeitsspeicher hier enorm wichtig!

Merkmale nachträglich setzen

Merkmal setzen

Sie können die Merkmale auch später über das Hauptmenü setzen lassen. Das gesetzte Merkmal erlaubt bei späterer Artikelsuche die Datenauswahl von Artikeln für den angewählten Lieferanten.

Datanorm-Datei auswählen

Nachdem Sie einen Lieferanten ausgewählt haben starten Sie über das Pfeilsymbol in der Werkzeugleiste oder die Tastenkombination Strg+E die Datanorm-Übernahme. Wählen Sie den Ordner aus, von dem aus die Datanorm-Dateien eingelesen werden sollen.

Sollte sich kein Lieferant auswählen lassen  so muss dieser zunächst in der Adressen-Verwaltung angelegt und im Aktions-Menü als Lieferant freigeschaltet worden sein.

In einer Dateiauswahlbox werden Sie nach dem Ort der Daten gefragt. EULANDA® liest automatisch alle in dem angewählten Ordner befindlichen Datanorm-Dateien ein. Hierbei wird vom Programm die folgende Reihenfolge benutzt:

Datanorm.RAB
Datanorm.WRG
Datanorm.001

bis

Datanorm.999
Datpreis.001

bis

Datpreis.999

Werden vom Hersteller der Datanorm-Dateien andere Dateinamen benutzt, ist nicht gewährleistet, dass die Datei eingelesen werden kann.

EULANDA® verarbeitet Datensätze mit der Kennung Neuanlage und Änderung gleichermaßen. Existierende Artikel werden immer aktualisiert, nicht existierende Artikel werden angelegt.

Während des Imports wird die aktuell verarbeitete Datanorm-Datei angezeigt. Der Laufbalken zeigt die prozentuale Gesamtverarbeitung an.

Rabattgruppe

Stellt Ihr Datanorm-Lieferant  Rabattgruppen-Daten zur Verfügung, so werden diese automatisch verarbeitet. Durch die oben aufgeführte Sortierung werden Rabattgruppen als erstes eingelesen und bereits im laufenden Import berücksichtigt. Stellt der Lieferant die Rabattgruppen nicht auf Datenträger zur Verfügung, so können Sie diese auf der unteren Karteikarte „Rabattgruppen“ anlegen.

Rabattgruppen hinzufügen

Am Ende dieser Tabellenliste können neue Rabattgruppen eingefügt werden. Die neue Zeile wird ganz links im grauen Bereich mit einem Sternchen markiert. Über den Daten-Navigator können Sie den Rabattsatz mit dem Symbol des Häkchens abspeichern. Eine Rabattgruppe wird mit dem Minus-Symbol gelöscht.

Preis neu durchrechnen

Preise neu durchrechnen

Über das Haputmenü können Sie jederzeit, also auch nach manueller Änderung von Rabatten, die Einkaufspreise neu durchrechnen lassen.

Warengruppe

Die Warengruppen des Datanorm-Lieferanten können über Datenträger eingelesen oder manuell auf der unteren Karteikarte „Warengruppen“ eingegeben werden. EULANDA® unterstützt ausschließlich Hauptwarengruppen.

Warengruppe ändern

Am Ende dieser Tabellenliste können neue Warengruppen eingefügt werden. Die neue Zeile wird ganz links im grauen Bereich mit einem Sternchen markiert. Über den Daten-Navigator können Sie neue Warengruppen mit dem Symbol des Häkchens abspeichern. Eine Warengruppe wird mit dem Minus-Symbol gelöscht.

Statistik

In dieser Ansicht erhalten Sie eine Übersicht über die Anzahl der Artikel zu Ihrem Lieferanten. Es wird auch die Anzahl der verwendeten Rabatt- und Warengruppen angezeigt. Bei den Rabattgruppen wird zusätzlich unterschieden, wie viele verschiedene Rabattsätze es gibt. Oft haben Lieferanten 2000 und mehr Rabattgruppen, aber nur 50 verschiedene Rabattsätze.

Statistik einsehen

Die Statistik wird über die Schaltfläche „aktualisieren“ neu berechnet und angezeigt. Der Vorgang kann ca. eine Minute Zeit beanspruchen.

Ablauf des Datanorm-Imports

EULANDA® speichert zu jedem eingelesenen Artikel zusätzlich in einer eigenen Tabelle die Original-Daten des Lieferanten-Artikels. Hierdurch ist es möglich, die Artikelnummer im Artikel-Stamm frei abzuändern, ohne auf die spätere Preis- und Artikelpflege verzichten zu müssen.

Existiert bereits ein Artikel eines anderen Lieferanten, so erhöht EULANDA® die Artikelnummer auf z.B. „KA-123 (2)“. Kollisionen sind hierdurch ausgeschlossen.

Die Rabattgruppen des Lieferanten werden unter seiner Lieferantenkennung ebenfalls in einer eigenen Tabelle gespeichert. Hierdurch sind Sie in der Wahl Ihrer Rabattgruppen stets frei von den Gruppen Ihrer Lieferanten. Gleiches gilt für die Warengruppen.

Erweitertes Artikel-Infosystem

Das Artikel-Infosystem zeigt Ihnen immer die Lieferquellen zum angewählten Artikel an. Sie können dort jederzeit sehen, welche Original-Artikelnummer, Preise oder Rabattgruppen der Artikel des Lieferanten hat, unabhängig von den Informationen, die Sie in Ihrem Artikelstamm benutzen möchten.

Anzahl der Lieferanten

Datanorm Export

Exportieren

Ihre Artikel können Sie auf die unterschiedlichsten Arten in das Datanorm-Format speichern. Unter Windows® 10 können Sie direkt die Daten auf einen angeschlossenen CD- oder DVD-Brenner speichern. Alternativ ist es möglich, die Daten per FTP-Protokoll auf einen Webserver zu speichern oder die Datanorm-Dateien als E-Mail zu versenden. Beim E-Mail-Versand haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, diese vorher in das ZIP-Format zu komprimieren.

Datanorm Export

Readme

Erstellen Sie eine Readme-Datei, die Sie zum Datanorm-Satz mit ausgeben können.

Readme-Datei

Copyright

Das Ausgabedatum wird standardmäßig auf das Tagesdatum initialisiert. Die Datanorm erlaubt es, dass Sie einen Copyrighteintrag mit Inhaltsangabe des Ausgabesatz hinzufügen können. Über das Kürzel können Sie eine kurzen und aussagekräftige Bezeichnung ausgeben, so dass der Datenempfänger die Daten entsprechend eindeutig zuordnen kann.

Copyright

Anschrift

Über die Karteikarte „Anschrift“ tragen Sie Ihre eigene Anschrift ein. Diese wird in den Vorlaufsatz der Datanorm-Datei eingefügt.

Anschrift

Artikel

Über den Merkmalbaum bestimmen Sie, welche Artikel Sie im Datanorm-Format ausgeben möchten.

Artikel auswählen

Preise

Über diese Karteikarte bestimmen Sie, wie der Preis für die Datanorm-Artikel bestimmt wird. Der EK ist Ihr Abgabepreis, also der EK für Ihren Kunden.

Der Standardwert ist, dass dieser aus Ihrem Vk gebildet wird. Die Option „Rohgewinn -Rabatt“ bildet einen Abgabe EK, der zwischen Ihrem EK und Vk liegt. Da hier der Rohgewinn als Basis benutzt wird, können Sie den Ek nicht unterschreiten.

Falls Sie Ihre Kunden in Kundengruppen und Ihre Artikel in Rabattgruppen unterteilt und diese auch verknüpft haben, so kann dieser Rabatt herangezogen werden, um einen Abgabe-EK auszurechnen. Alternativ kann die Option „Ek als Rabatt in Rabattdatei“ verwendet werden. Hierbei wird zwar als Ausgabepreis Ihr Vk übermittelt, in einer separaten Datei wird jedoch für die angegebene Kundengruppe eine individuelle Rabattdatei mit den entsprechenden Rabatten ausgegeben.

Die Option „Kundenindividuelle Preise“ bezieht sich auf einen anzugebenden Einzelkunden. Hier wird die automatische Preisberechnung verwendet, wie sie auch in der Auftragserfassung erfolgt. Dies bedeutet, dass sowohl Rabattgruppen, Kundengruppen, Preislisten und Konditionen berücksichtigt werden.

Zusätzlich können Sie einen Vk übergeben. Möchten Sie, dass der Datenempfänger neben seinem Ek auch einen Vk übertragen bekommen soll, so werden zwei so genannte A-Sätze übertragen. Der erste mit der Option „Neuanlage“ und der zweite mit der Option „Änderung“. Eine Ausnahme bildet die Angabe der Rabattdatei. In diesem Fall wird der VK normal übergeben und der EK wird als Rabattwert angegeben.

Preise anpassen

Format

Mit EULANDA® können Sie die Datanorm-Format 5 und 4 ausgeben. In der Version 5 ist es zusätzlich möglich Bilder auszugeben. Hierbei werden verschiedene Bildformate unterstützt.

Format wählen

Autoversand

Der Autoversand ist eine sehr leistungsfähige Option. In Verbindung mit der E-Mail-Ausgabe können Sie hier jedem Kunden eine individuelle Datanorm-Datei mit seinen Preisen versenden. Natürlich ist der Autoversand auch bei den anderen Ausgabeoptionen möglich, dann wird aber die Ausgabe bis zu einer manuellen Freigabe gestoppt. Sie können so eine CD für einen Kunden brennen, während das Programm auf den Abschluss wartet und dann die nächste CD zum brennen freigeben.

Autoversand vorbereiten