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Inventario

Panoramica dell'inventario

Con il modulo d'inventario opzionale EULANDA® vi supporta nell'esecuzione dell'inventario con le seguenti funzioni:

  • Ogni inventario fisico, sia esso di fine anno o intermedio, viene creato come transazione separata e può essere riesaminato in qualsiasi momento.
  • Le scorte attuali di ciascun articolo (quantità bersaglio) sono registrate per ciascun inventario fisico. Una distinta differenziale può essere stampata insieme alle scorte (quantità effettive) determinate durante l'inventario fisico. L'elenco può anche essere emesso in qualsiasi momento successivo.
  • Anche durante l'inventario, questo elenco aiuta a riconoscere e correggere tempestivamente gli errori di immissione.
  • Durante la fase principale dell'inventario fisico, il magazzino è bloccato per altri processi, come le bolle di consegna e le ricevute delle merci, in modo che le scorte non vengano accidentalmente modificate.

Il punto di contatto centrale per tutte le attività relative all'inventario fisico è la gestione dell'inventario fisico nel settore del deposito doganale. Da qui viene avviato e completato l'inventario, vengono stampate le liste di valutazione dell'inventario e vengono effettuati i confronti tra obiettivi ed effettivi. I dati dell'inventario (liste di conteggio) vengono inseriti nei documenti dell'inventario, anche nell'area Gestione magazzino.

gestione dell'inventario

Processo d'inventario

Il processo di inventario del vostro sistema EULANDA® ERP si articola in quattro fasi:

La preparazione dell'inventario fisico è principalmente una questione organizzativa e non direttamente una funzione del programma. Durante la fase principale, le scorte sono determinate e inserite nel sistema. La fase opzionale di post-elaborazione (tratteggiata) consente ancora piccole correzioni delle scorte al termine della fase principale. Il follow-up è ancora una volta una questione organizzativa.

Le singole fasi sono descritte più dettagliatamente qui di seguito. Un diagramma di flusso per ogni fase si trova sempre sul lato sinistro. Per un migliore orientamento vengono visualizzate anche le fasi successive e precedenti. La fase corrente è evidenziata in giallo e suddivisa in modo più preciso. I punti opzionali sono delimitati da una linea tratteggiata.

Preparazione dell'inventario

Avete già compiuto il primo importante passo verso una corretta pianificazione lavorando su questo capitolo e comprendendo come il vostro sistema EULANDA® ERP può aiutarvi ad effettuare l'inventario nella vostra azienda.

La pianificazione dell'inventario fisico comporta la determinazione di un momento opportuno. Quando si utilizza un sistema di gestione dell'inventario con un giornale completo dei movimenti delle merci, come EULAND®, il legislatore consente - a seconda della forma di impresa - un certo margine nella scelta dell'orario dell'inventario fisico. In questo modo, in un momento prima della fine dell'anno fiscale, l'inventario può essere effettuato in EULANDA® con la registrazione di tutte le quantità fisiche. Alla fine dell'anno fiscale è sufficiente una semplice forma di inventario, in cui vengono trasferiti principalmente i dati sulle scorte attualmente disponibili in EULANDA® (cfr. qui di seguito "Trasferire le vecchie scorte").

Devi decidere quale forma di inventario puoi o puoi scegliere per rispettare le leggi e i regolamenti che ti si applicano. In caso di domande, contattare anche il proprio consulente fiscale.

Un ulteriore passo di pianificazione riguarda l'esecuzione del conteggio. Si consiglia di eseguire il conteggio separatamente, a seconda dei locali e, se necessario, dei luoghi di stoccaggio (scaffalature, ecc.). Questo è l'unico modo per garantire che non vengano saltate, ad esempio, quantità che si trovano nel posto sbagliato. EULANDA® vi offre la possibilità di entrare in ogni stanza separatamente in un documento d'inventario separato, aumentando così la trasparenza dell'intero inventario.

Utilizzando il modulo opzionale Piccolink radio server, è possibile eseguire l'inventario completamente con lo scanner radio mobile di NordicID o combinarlo con il conteggio manuale. I costi di acquisizione sono compensati da un enorme risparmio di tempo (costi del personale, bassi tempi di inattività del normale processo aziendale) e dal fatto che si evitano in gran parte errori di inserimento dei dati.

Informare i dipendenti

Un punto che di solito viene sottovalutato è quello di informare adeguatamente i dipendenti sugli effetti sui rispettivi processi lavorativi. Il caso ideale è che durante l'inventario tutti i dipendenti, che non sono incaricati del conteggio o l'immissione dei dati di inventario, rimangono a casa, tutti gli ordini sono completamente completati o qualsiasi flusso di lavoro non in inventario viene fermato in azienda è probabilmente solo raramente si trovano al giorno d'oggi. Più spesso sarà necessario ritirare le scorte fino a poco prima dell'inventario per evadere ordini urgenti dei clienti.

I seguenti punti devono essere comunicati, tra l'altro, ai dipendenti interessati:

  • Notifica tempestiva dell'orario dell'inventario in modo da poter completare importanti processi e informare tempestivamente i clienti di eventuali ritardi
  • Durante la fase principale dell'inventario fisico, il conto di deposito è bloccato e non è possibile creare o inviare bolle di consegna o ricevute di consegna. Se si tenta ancora di eseguire questa operazione, l'opzione

utilizzare il seguente messaggio di errore o un messaggio simile:

suggerimento
L'ordine non ha potuto essere convertito
Il conto magazzino 1000 è attualmente bloccato per gli invii di magazzino.

La serratura ha i seguenti motivi:
- Al momento l'inventario 20049 - febbraio - magazzino è effettuato.
Durante l'inventario fisico non possono essere effettuate variazioni delle scorte.

  • Tuttavia, gli ordini possono essere inseriti, inviati e stampati.
  • Al termine dell'inventario fisico, tutte le operazioni di deposito che hanno luogo prima di tale data sono considerate definitive. Ciò significa, ad esempio, che per una bolla di consegna spedita prima dell'inventario fisico si presume che le merci corrispondenti abbiano effettivamente lasciato il deposito. Di conseguenza, non è più possibile annullare tale bolla di consegna.

Se si tenta di eseguire questa operazione, viene visualizzato il seguente messaggio di errore o un messaggio simile:

Suggerimento
La registrazione in magazzino non ha potuto essere invertita
Blocco dell'inversione del record di affissione in magazzino 1869

La serratura ha i seguenti motivi:
- I distacchi di scorte effettuati prima dell'ultimo inventario fisico non possono essere invertiti.

  • Il flusso di merci in una bolla di consegna di questo tipo può essere invertito solo creando una nota di accredito.
  • Un ordine per il quale esiste già un bollettino di consegna spedito non può più essere immesso. Un ordine supplementare o un ordine per nota di credito dovrebbero essere scritti.
  • Se solitamente inserite ulteriori ordini nel vostro processo aziendale (e cancellate le bolle di consegna esistenti), dovete controllare quali ordini potrebbero essere interessati da questo prima dell'inventario fisico, e questi devono poi essere riportati allo stato "Inserisci prima dell'inventario fisico".

Verifica dello stato delle bolle di consegna

Per illustrare il problema, ecco una breve descrizione del processo di consegna abituale in EULANDA®: un ordine che viene convertito in una bolla di consegna (e quindi rilasciato per la consegna) viene prima classificato come riservato. Lo stock di magazzino viene temporaneamente ridotto in modo che la quantità corrispondente non possa essere utilizzata per un altro ordine. Tuttavia, i beni stessi sono ancora in magazzino. La bolla di consegna viene quindi affrancata al momento del ritiro effettivo della merce. In questo caso, sia la prenotazione viene cancellata che il magazzino viene infine ridotto in un'unica fase.

Poiché i beni riservati sono ancora in giacenza, le rispettive quantità devono essere aggiunte alle giacenze finali dell'inventario fisico. EULANDA® quindi salva le prenotazioni in una memoria di prenotazione prima dell'inventario e ricarica le quantità corrispondenti nel conto merci. Dopo l'inventario, le riserve sono ripristinate. Durante l'inventario fisico può risultare che un articolo è inferiore a quanto inizialmente previsto (rispetto alla quantità prevista). Tuttavia, se la differenza è tale che dopo l'inventario fisico sono disponibili meno scorte di quante ne fossero state prenotate prima dell'inventario fisico, quest'ultimo non può essere chiuso immediatamente. In caso contrario, lo stock scenderebbe in negativo. Le relative bolle di consegna non hanno potuto essere consegnate in nessun caso. Sono necessari i seguenti passi:

  • In primo luogo, la carenza deve essere segnalato - utilmente utilizzando un documento di inventario separato.
  • Solo in questo caso l'inventario può essere completato.
  • Le relative bolle di consegna devono ora essere annullate.
  • Ora l'inventario può essere ripreso.
  • Le perdite registrate in precedenza vengono nuovamente colmate.
  • Ora è possibile completare l'inventario fisico.

Per evitare questo problema, le bolle di consegna prenotate devono essere controllate prima dell'inventario. In primo luogo, occorre verificare se la bolla di consegna non è già stata consegnata. In questo caso, deve essere prenotato. In secondo luogo, si deve verificare se l'estradizione è necessaria o se è stata effettuata solo accidentalmente o se è già stata effettuata per altri motivi. In questo caso, la bolla di consegna deve essere annullata. Potrebbe anche essere necessario controllare l'ordine associato. Per le bolle di consegna rimanenti, considerare se non sia meglio annullarle e convertirle nuovamente dopo il completamento dell'inventario. Se non vi sono motivi validi per non farlo, questo è il mezzo di scelta, ad esempio se il documento della bolla di consegna è già uscito di casa.

Fase principale

L'effettiva fase principale dell'inventario fisico inizia con la creazione dell'inventario stesso. Per fare questo, scegliere Crea inventario fisico nella gestione dell'inventario fisico.

Fino al completamento dell'inventario fisico (dovuto al completamento o alla chiusura), il conto merci rimane bloccato per tutti i movimenti di magazzino che non incidono sull'inventario fisico. Ciò riguarda principalmente la creazione, l'affissione e l'annullamento di bolle di consegna e ricevute di consegna. Gli ordini, invece, possono ancora essere inseriti, inviati e stampati. Le fatture possono anche essere create, a condizione che le bolle di consegna corrispondenti siano già state spedite prima dell'inventario.

Quando si crea l'inventario fisico, tutte le scorte di magazzino vengono azzerate. Ciò vale anche per gli articoli che richiedono un numero di serie. I dati di magazzino originali non vengono tuttavia persi, ma solo trasferiti su un conto di magazzino separato (il cosiddetto conto di magazzino).

Se l'inventario non viene eseguito tramite il server radio di codici a barre trasportabile, è possibile stampare le liste di conteggio. Tutti gli articoli che hanno scorte al momento dell'inventario fisico sono visualizzati nella lista di conteggio. È possibile stampare liste di conteggio con o senza target stock.

Durante l'inventario fisico, è possibile visualizzare in qualsiasi momento i dati originali delle scorte utilizzando la valutazione Target/Actual Quantity Comparison (Confronto tra obiettivo e quantità effettiva). I vecchi titoli si trovano nella colonna Quantità target.

Se desiderate effettuare l'inventario fisico solo per una sottosezione dei vostri articoli di magazzino, avete la possibilità di trasferire le vecchie scorte. È possibile limitare il trasferimento a determinati intervalli di numeri di articolo o a determinate caratteristiche della struttura ad albero caratteristica. Tali scorte possono essere corrette anche durante l'inventario fisico mediante l'iscrizione dei documenti di inventario fisico.

Il conteggio effettivo degli articoli deve essere effettuato separatamente a seconda dei locali e dei luoghi di stoccaggio. EULANDA® vi offre la possibilità di creare un inventario separato per ogni lista di conteggio compilata. Ogni documento contiene un campo informativo in cui è possibile inserire il contenitore di raccolta e/o il dipendente che ha effettuato il conteggio/la registrazione. Queste informazioni aumentano la tracciabilità dell'inventario stesso. Queste informazioni possono essere visualizzate nel registro del movimento delle merci nel sistema d'informazione sugli articoli, anche dopo l'inventario fisico.

È possibile modificare a piacere i documenti di registrazione dell'inventario di sistema. Tuttavia, le quantità indicate vengono prese in considerazione nella valutazione dell'addebito/effettivo solo dopo che il documento è stato pubblicato (CTRL+B). Se dopo la pubblicazione vengono rilevati errori di immissione, è possibile immettere nuovamente il documento premendo CTRL+E.

I documenti sono inseriti nel modulo Gestione Magazzino Inventario Documenti. Con CTRL+N si creano nuovi documenti. È possibile stampare anche i documenti immessi. In questo modo è facile confrontarli con elenchi di conteggi scritti a mano. È inoltre opportuno archiviare queste stampe insieme alle liste di conteggio. Una lista di tutti i documenti appartenenti all'inventario è disponibile nella Gestione dell'inventario EULANDA® alla voce Visualizzazione dei documenti dell'inventario. Qui è anche possibile vedere immediatamente dal colore della riga se il documento è già stato pubblicato o se è ancora in modalità Invio.

Dopo aver inserito tutti i valori di magazzino e inviato tutti i documenti, è possibile chiudere l'inventario. Il blocco di distacco del magazzino viene sbloccato di nuovo. Ora è possibile riscrivere le bolle di consegna. EULANDA® blocca i processi di stoccaggio eseguiti prima dell'inventario. Ciò significa che non è più possibile annullare dopo l'inventario fisico le bolle di consegna o le ricevute delle merci che hanno avuto luogo prima di quest'ultimo. In questo modo si garantisce che i valori rilevati siano sempre corretti.

Se durante l'inventario si verificano circostanze che richiedono la ripresa immediata del normale stoccaggio, EULANDA® vi offre la possibilità di annullare l'inventario. In questo modo si invertono tutti i documenti inseriti e si ripristina il vecchio magazzino. I blocchi di memoria vengono rimossi. Se un inventario è stato cancellato, non può essere ripristinato e i dati sulle scorte inseriti non possono essere riutilizzati. In questo caso, è necessario avviare un nuovo inventario fisico.

Periodo di correzione

Se, dopo aver completato l'inventario fisico, si scopre che alcune delle cifre determinate non sono corrette, è possibile riprendere l'inventario fisico per la rielaborazione.

A tal fine, richiamare l'inventario fisico pertinente dall'elenco degli inventari fisici completati e selezionare la voce Riprendi l'inventario fisico.

La fase di follow-up differisce in alcuni punti dalla fase principale:

Il magazzino non è più bloccato.
I documenti già inviati nella fase principale non possono essere più inseriti e l'inventario fisico non può essere annullato durante la fase di adeguamento. Non è quindi possibile ripristinare la posizione prima della fase principale.

Le modifiche durante la fase di postprocessing devono essere effettuate con cautela, poiché le scorte possono essere modificate anche dai normali movimenti delle merci.

Tuttavia, la quantità contata che figura nelle distinte d'inventario non è modificata dai normali movimenti delle scorte, ma soltanto dai documenti d'inventario fisico.

Gestione dell'inventario (opzionale)

Documenti dell'inventario fisico (facoltativo)

I documenti dell'inventario fisico fanno parte del modulo facoltativo dell'inventario fisico. Serve a rilevare le scorte accertate nel corso dell'inventario fisico o ad apportare correzioni. Al di fuori dell'inventario fisico, differenze minori di stock possono essere segnalate utilizzando il formulario speciale del documento "inventario intermedio".

  • un numero qualsiasi di documenti di inventario fisico per inventario fisico che possono essere inseriti in parallelo
  • Importazione dei dati d'inventario da Excel
  • Registrazione dell'inventario tramite radioscanner (opzionale)

Maschera d'immissione per i documenti d'inventario fisico

La schermata di immissione è suddivisa in due aree principali: l'area dell'intestazione e l'area degli elementi. L'area attiva viene visualizzata più luminosa della parte non attiva. Molti comandi, come ad esempio Crea nuovo con CTRL+N, si riferiscono sempre all'area attiva corrente. È possibile passare da un'area all'altra premendo CTRL+TAB o facendo clic sulla rispettiva area.

Creare un documento

Per creare un nuovo documento d'inventario fisico cliccare sul segno più alla voce "Documenti d'inventario fisico". Nella casella di selezione, selezionare l'inventario appropriato per il quale si desidera contare gli articoli.

Creazione di un documento dell'inventario fisico

Nell'area dell'intestazione, assegnare un numero di documento e un oggetto esterni o indicare se si tratta di un distacco di preadesione in uscita.

Inserite gli articoli contati come nell'ordine. È possibile cercare il numero di articolo e la corrispondenza dell'articolo. Gli articoli inseriti appaiono in fondo ad una lista. Cliccando su un articolo dell'elenco, la quantità può essere modificata o cancellata se è stata inserita una voce errata.

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